İzne Çıkarken İşi Doğru Devretmenin Yolu

İzne çıkmadan önceki son iş günü, çoğu ofiste tuhaf bir telaşla geçer. Sabahtan akşama kadar biriken işler kapatılmaya çalışılır, yarım kalanlar aceleyle birine devredilir, çıkarken de "acil bir şey olursa arayın" denir. Bu cümle iyi niyetle söylenir ama genellikle iznin ilk üç gününü telefon başında geçirmekle sonuçlanır.

Oysa iyi bir iş devri, izne çıkmadan önceki son saatlerde değil, birkaç gün önce başlar. Amaç, sizin yokluğunuzda işlerin durmaması kadar, dönüşte enkaz devralmamaktır. Bu ikisi aynı hazırlığın iki yüzüdür.

Devredilecek olanı ayırmak

İlk adım, elinizdeki işleri üç gruba ayırmaktır. Birinci grup, siz yokken mutlaka ilerlemesi gerekenlerdir; bunlar devredilir. İkinci grup, beklerse sorun çıkmayacak olanlardır; bunlar dondurulur ve ilgili kişilere beklediği bildirilir. Üçüncü grup ise sizin dönüşünüzü gerektiren, başkasının yerinize karar veremeyeceği işlerdir; bunlar için sadece bir tarih verilir.

Bu ayrımı yapmadan devir yapıldığında, devralan kişiye gereğinden fazla yük binmiş olur. Herkesin kendi işi zaten vardır; bir de sizin listenizin tamamı eklendiğinde ne sizin işiniz ne onunki yürür. Ayıklama, devrin en önemli aşamasıdır.

Not, sözlü anlatımdan güçlüdür

Devrin koridorda beş dakikada anlatılması yaygın ama zayıf bir yöntemdir. Anlatılanların çoğu unutulur, kritik bir ayrıntı atlanır ve ilk aksaklıkta size ulaşılmaya çalışılır. Bunun yerine kısa bir devir notu yazmak çok daha güvenlidir. Bu not uzun bir belge olmak zorunda değildir; bir sayfa çoğu zaman yeter.

İyi bir devir notunda her iş için dört şey bulunur: işin hangi aşamada olduğu, ilgili kişinin kim olduğu, dosyaların nerede durduğu ve bir sonraki adımın ne olduğu. Buna bir de "şu durumda şunu yapın" biçiminde birkaç madde eklenirse, devralan kişi çoğu soruya kendi başına cevap bulur.

Yokluğunuzu duyurmak

Devir sadece ekip içinde yapılmaz. Sizinle düzenli çalışan dış taraflara da izin tarihlerinizi ve o dönemde kime yazacaklarını önceden bildirmek gerekir. Bunu izne çıkmadan bir hafta önce yapmak, hem karşı tarafa planlama imkânı verir hem de son gün gelen "bu iş bugün çıkmalıydı" taleplerini engeller.

Otomatik yanıt mesajı da bu duyurunun parçasıdır. İçinde dönüş tarihi ve acil durumda ulaşılacak kişinin adı bulunmalıdır. "Ara sıra bakıyorum" anlamına gelen cümlelerden kaçınmak gerekir; böyle bir mesaj, gelen her yazının cevabını bekletir ve iznin amacını ortadan kaldırır.

Devralan kişiyle konuşmak

Devir notunu yazmak tek başına yeterli değildir; notu devralacak kişiyle birlikte bir kez okumak gerekir. Bu okuma sırasında sizin apaçık saydığınız pek çok şeyin aslında açık olmadığı ortaya çıkar. Hangi dosyanın güncel olduğu, hangi kişinin hangi konuda yetkili olduğu, hangi işin gerçekten acil olduğu gibi bilgiler ancak konuşurken netleşir.

Bu görüşmede devralan kişinin sınırlarını da konuşmak gerekir. Nereye kadar karar verebileceği, hangi durumda kimden onay alacağı ve hangi durumda işi bekletmesinin daha doğru olacağı önceden belirlenirse, iznin ortasında alınan telefonların çoğu gereksiz hale gelir. Yetkisi tanımlanmamış bir devir, aslında devir değil, ertelemedir.

Dönüşü de hazırlamak

Deneyimli çalışanların yaptığı küçük ama etkili bir hazırlık, izne çıkmadan önce dönüş gününün ilk yarısını boş bırakmaktır. O yarım gün, biriken yazıları okumaya, devir notunun üzerinden geçmeye ve öncelikleri yeniden sıralamaya ayrılır. Dönüş günü sabahına toplantı koyulmuş bir takvim, izinden alınan dinlenmeyi ilk saatte tüketir.

Bir de kendinize kısa bir not bırakmak işe yarar: gitmeden önce en çok neyi merak ediyordunuz, hangi iş yarım kaldı, dönünce ilk neye bakmalısınız. İnsan hafızası iki hafta içinde şaşırtıcı derecede çok şey siler. O notu okumak, işe yeniden bağlanmayı hızlandırır.

İyi yapılmış bir iş devri, aslında kişinin çalışma biçimi hakkında bir belgedir. İşlerini yazıya dökebilen, öncelik ayırabilen ve yokluğunu planlayabilen biri, bunu izin dönemlerinde de her gün de yapıyor demektir. Bu yüzden devir, ayrılmadan önceki bir formalite değil, mesleki olgunluğun görünür olduğu anlardan biridir.